Dobra organizacija je tista, zaradi katere smo lahko tako na delovnem mestu, kot tudi doma, kar najbolj produktivni. Le tako lahko tudi uravnovesimo vse aspekte našega življenja. Pomembno je ustrezno ravnovesje med kariero, družino, časom zase in družabnim udejstvovanjem. Kako opraviti vse naloge, zadostiti vsem našim potrebam in potrebam drugih in ostati priseben? Ključ je v dobri organizaciji in načrtovanju. Strokovnjaki ocenjujejo, da vsaka ura, porabljena za načrtovanje in organizacijo, prihrani tri do štiri ure časa, ki bi ga sicer »šel v nič«.

Kaj lahko storimo, da smo še bolj produktivni

Ljudje, ki so bolj umirjeni in manj v oprijemu stresa, opravijo več nalog, saj razumejo pomen organizacije in so temu prilagodili svoje navade. Dobra novica je, da lahko tudi vi postanete bolj organizirani in produktivni, tako, da vpeljete nekatere njihove navade in načine dela.

Načrtujte svoj dan vnaprej

Organizirani in produktivni ljudje gredo spat vedoč, da imajo skrbno načrtovan naslednji dan. Zvečer si pripravite vse, kar potrebujete za uspešen dan, začnite pa z osnovnimi stvarmi: pripravite si oblačila in načrtujte obroke. Tako boste dan začeli z dobro voljo in jasno osredotočenostjo na pomembne stvari.

Prepoznajte svoje slabosti

Dobro organizirani in zelo produktivni ljudje imajo visoko stopnjo samozavedanja in jasen občutek, kdo so. Poznajo svoje slabosti in postavljajo organizacijske strukture, da jih premagajo. Če opazijo, da sestanki trajajo predolgo, nastavijo opomnik. Če imajo težave pri ohranjanju produktivnosti sestankov, oblikujejo dnevni red. Podrobnosti niso pomembne; pomembno je, da razmišljajo skrbno in uporabljajo posebne pripomočke in rutine, ki jim pomagajo v zvezi z njihovimi organizacijskimi slabostmi.

Seznam opravil

Kolikokrat ste šli v trgovino, po eno ključno stvar, nazaj pa prišli brez nje in z vsaj tremi stvarmi, ki jih niste potrebovali? Četudi se vam zdi, da se boste vsega spomnili, ljudje hitro pozabljamo, zato naredite seznam stvari, ki jih potrebujete. Na začetku vsakega tedna in vsak delovni dan napišite seznam opravil. Katere stvari je treba kupiti? Katere naloge je treba opraviti? Po katerih opravkih je treba iti? Ko si boste vse to spisali, vam bo lažje, saj boste imeli občutek, da ste zbrali svoje misli in da imate vse pod kontrolo. Vizualizacija tega, kar morate storiti, vam bo pomagala, da se osredotočite na stvari bistvenega pomena. Ko končate določeno nalogo, jo obkljukajte ali prečrtajte s seznama. Zadovoljstvo, ki ga boste občutili, ko bo seznam opravil vse krajši, bo neprecenljivo. Pomembno je voditi en, enoten seznam opravil, da imate vse na enem mestu in da ne izgubljate časa z iskanjem.

Produktivnost

V celoti izkoristite tehnologijo

Veliko je bilo že povedanega o tem, kako sodobna tehnologija podaljša delovni dan, ker smo ves čas dosegljivi. To drži, a zaradi tehnologije smo lahko tudi bolj produktivni. Če jo pravilno uporabljate, lahko prihranite veliko časa. Poslužujte se opomnikov, alarmov, beležk in vsega, kar vam bo olajšalo delo.

Vzemite si čas za malico oz. kosilo

Svoje obroke skrbno načrtujte vnaprej in si zagovotovite polnovredne obroke z dovolj hranili, ki vam bodo zagotavljali energijo za ves dan. Nič ni slabšega, kot če zaradi obilice dela preskočite malico in pojeste sladkarijo, ki vam da energijo za 20 minut, nato pa se počutite kot ‘ožeta cunja’. Možgani in telo za svoje delovanje potrebujejo dobro gorivo.

Red

Na svojem delovnem mestu in v svojem domu ohranjajte red. Le z redom lahko ohranjate organiziranost. Preverite svoj računalnik in telefon. Ali vse dejansko služi nekemu namenu? Ali imate podvojene datoteke in mape, ki jih je mogoče izbrisati? Izboljšajte svoje aplikacije in jih postavite na lokacije, kjer jih je enostavno najti. Z odstranitvijo dejanskega in virtualnega nereda boste lažje ostali produktivni. V pisarni je že tako veliko motenj, kot so pogovori v ozadju, zvoneči telefoni in e-poštna sporočila, ki se nenehno pojavljajo v nabiralniku. Morda nimamo nadzora nad tovrstnimi motnjami, imamo pa moč nadzorovati svoje delovno okolje.

Prioritete

Svojim nalogam na seznamu opravil določite prednost. Kaj ima rok? Kaj je najbolj zamudno? Kaj odlagate že tedne? Oštevilčite ali celo prepišite seznam po vrstnem redu tistega, kar ima prednost. Pomagal vam bo slediti pravočasnemu uresničevanju ciljev. Najprej začnite najnujnejša opravila, nato pa se pomaknite na tiste, ki so najbolj zamudne, in zaključite s hitrimi in razmeroma preprostimi opravili. Vedno se je težko prisiliti začeti nekaj, če je to potrebno veliko časa in truda, a ko boste to postavili kot prioriteto in preprosto začeli, bo to veliko lažje.

Osredotočenost

Osredotočenost na nalogo, ki jo trenutno opravljate, je ključna. Če nekaj delate, ne dovolite, da vas zmoti novo sporočilo. Na sporočilo odgovorite kasneje, ko se boste posvetili preverjanju e-pošte. Če vas prešine nekaj, kar bi morali preveriti, a nima povezave s trenutnim delom, si to le zapišite, in preverite kasneje. Ko je čas, da se lotite dela, si vzemite trenutek in pustite za seboj druge misli. Skoraj nemogoče se je osredotočiti, ko ste prezasedeni s čim drugim, zato se prepričajte, da si očistite um, preden začnete z delom. Če veste, da se bodo vaše misli nenehno vrnile k nečemu, kar ni povezano z nalogo, načrtujte nekaj kratkih odmorov.

2-minutni trik

2-minutni trik je enostaven trik za opravljanje nalog in veli: »Če vam neka naloga vzame manj dve minuti, ne odlašajte in jo opravite takoj«. Tako se naučite, kako malo časa vam nekaj lahko vzame, hkrati pa stvari opravljate in pospravljate sproti.

Počitek

Ko delate, delo opravljajte intenzivno in osredotočeno in ko počivate, tudi počivajte intenzivno. Le spočiti in polni energije ste lahko kos vsakodnevnim izzivom.

Preberite tudi: